Što učiniti kada mentor na doktoratu ne odgovara na mailove?
doc. dr. sc. Ana Pavković 13 min čitanja
Poslali ste mentoru dio disertacije, prijedlog istraživanja ili pitanje o sljedećem koraku. Odgovor ne dolazi. Nakon nekoliko dana provjeravate jeste li poslali ispravnu verziju dokumenta, nakon nekoliko tjedana pitate se trebate li poslati podsjetnik, a s vremenom se nelagoda zbog ponovnog javljanja počinje miješati s frustracijom i osjećajem da ste prepušteni sami sebi.
Čekanje mentorova odgovora lako zaustavi puno više od jednoga zadatka. Ako niste sigurni smijete li nastaviti s odabranom metodom, poslati prijavu teme, započeti prikupljanje podataka ili zaključiti određeno poglavlje, cijeli doktorat može ostati na čekanju. Što takvo stanje dulje traje, teže je ponovno uspostaviti radni ritam i vratiti se istraživanju.
Ipak, mentorovo neodgovaranje nije uvijek dokaz lošeg mentorstva. Mentori uz rad s doktorandima imaju nastavu, istraživanja, projekte, administrativne obveze i vlastite rokove, a detaljno čitanje poglavlja disertacije ne zahtijeva jednako vrijeme kao odgovor na kratko pitanje. S druge strane, višekratno neodgovaranje tijekom duljeg razdoblja može ozbiljno usporiti istraživanje i postati stvaran problem. Postoji i treća mogućnost o kojoj doktorandi rjeđe razmišljaju: možda od mentora čekate odgovor, odluku ili uputu koja zapravo pripada Vama.
Prije nego što odlučite kako reagirati, potrebno je utvrditi što točno čekate i čiji je to posao.
Kada mentorovo neodgovaranje postaje stvaran problem?
Ne postoji jedinstven rok unutar kojeg svaki mentor mora odgovoriti na svaki mail, neovisno o sadržaju i okolnostima. Ako ste poslali cijelo poglavlje, instrument istraživanja ili opsežnu razradu metodologije, za kvalitetnu povratnu informaciju potrebno je vrijeme. Dva ili tri dana bez odgovora zato najčešće nisu razlog za zaključak da Vas mentor ignorira, osobito ako prethodno niste dogovorili rok.
Problem nastaje kada izostanak odgovora postane obrazac: mentor ne odgovara na nekoliko uzastopnih poruka, propušta dogovorene rokove, mjesecima ne daje povratnu informaciju ili zbog njegove nedostupnosti ne možete pokrenuti formalni postupak na studiju. Tada više nije riječ samo o tome da odgovor nije stigao dovoljno brzo, nego o zastoju koji izravno utječe na Vašu mogućnost nastavka doktorata.
Pritom odvojite činjenice od vlastite interpretacije. „Mentor mi nije odgovorio deset radnih dana” jest činjenica. „Mentoru nije stalo do mojeg doktorata” jest zaključak za koji još nemate dovoljno informacija.
Jednako je važno provjeriti je li mentorov odgovor doista preduvjet za ono što želite napraviti. Ako čekate formalnu suglasnost, procjenu stručne opravdanosti ili odluku koja pripada mentorskoj ulozi, bez odgovora možda ne možete nastaviti. Ako očekujete da Vam mentor pronađe literaturu, razradi istraživački problem, odabere metodu, napravi plan rada ili kaže što trebate raditi svakoga tjedna, tada zastoj barem djelomično proizlazi iz pogrešno postavljene podjele odgovornosti.
Prije novog maila provjerite što ste zapravo poslali
Doktorandi ponekad očekuju povratnu informaciju, a da mentoru nisu jasno naveli na što bi trebao odgovoriti. Poruka može sadržavati opsežan opis svega što se događalo tijekom posljednjih nekoliko mjeseci, nekoliko verzija dokumenta i niz međusobno povezanih dvojbi. Mentoru tada nije jasno tražite li odobrenje, opći komentar, detaljno čitanje teksta ili termin sastanka.
Ponovno pročitajte prethodnu poruku iz mentorove perspektive. Može li u nekoliko minuta razumjeti što ste napravili, u kojoj se fazi nalazite i što točno očekujete od njega?
Provjerite i jeste li poslali razrađen materijal ili tek problem koji očekujete da mentor riješi. Između pitanja „Koju metodu trebam koristiti?” i obrazložene usporedbe dvaju mogućih pristupa postoji velika razlika. U drugom slučaju pokazujete što ste proučili, koju mogućnost smatrate opravdanijom i oko koje odluke trebate mentorovu stručnu procjenu. U prvom slučaju mentoru prepuštate dio istraživačkog posla koji najprije morate napraviti sami.
Mentoru ne trebate dolaziti bez dvojbi. Trebate mu doći nakon što ste sami napravili ono što ste mogli kako bi se razgovor usmjerio na odluke koje doista zahtijevaju njegovo znanje i ulogu.
Kako napisati mail na koji mentor može konkretno odgovoriti?
Dobar mail mentoru ne mora biti hladan ni pretjerano formalan, ali mora biti strukturiran. Njegova svrha nije pokazati koliko ste radili, nego omogućiti mentoru da brzo razumije stanje Vašeg istraživanja i pruži povratnu informaciju koja Vam je potrebna.
Na početku navedite na što se poruka odnosi. Ukratko objasnite što ste napravili od posljednjeg kontakta i jasno označite dokument ili verziju koju mentor treba pregledati.
Nakon toga izdvojite najvažnija pitanja. Umjesto općeg pitanja „Možete li mi reći što mislite?”, pitajte odgovara li predloženi istraživački problem dogovorenom smjeru, je li Vaše obrazloženje odabranoga metodološkog pristupa dovoljno uvjerljivo ili postoje li razlozi zbog kojih ne biste trebali započeti sljedeću fazu. Time od mentora ne tražite da umjesto Vas osmisli istraživanje, nego da procijeni kvalitetu odluke koju ste sami donijeli.
Na kraju objasnite koji sljedeći korak ovisi o njegovu odgovoru. Ako postoji stvaran rok, navedite točan datum, ali nemojte svaki zadatak predstavljati kao hitan. Tako ćete mentoru omogućiti da razlikuje situacije u kojima Vam je povratna informacija potrebna za nastavak rada od onih u kojima odgovor jednostavno želite dobiti što prije.
Mentor ne treba rekonstruirati stanje Vašeg istraživanja iz niza prethodnih poruka niti umjesto Vas utvrđivati što je problem.
Kada i kako poslati podsjetnik?
Vrijeme slanja podsjetnika ovisi o opsegu materijala, prethodnom dogovoru, razdoblju akademske godine i važnosti odluke koju čekate. Nije isto čekate li potvrdu termina sastanka ili detaljne komentare na trideset stranica teksta, zbog čega pravilo prema kojem se podsjetnik uvijek šalje nakon točno određenog broja dana ne bi bilo korisno.
Kada prođe vrijeme koje je razumno za vrstu povratne informacije koju tražite, podsjetnik pošaljite u istom lancu poruka. Nema potrebe ponovno objašnjavati cijelu situaciju niti se pretjerano ispričavati zbog javljanja. Ljubazno podsjetite na poslani materijal, ponovite što Vam je potrebno i pitajte kada okvirno možete očekivati odgovor. Ako se približava formalni rok, navedite njegov točan datum i objasnite što prije toga morate napraviti.
Podsjetnik služi ponovnom uspostavljanju komunikacije, a ne izražavanju nakupljene frustracije.
Nemojte zaustaviti cijeli doktorat dok čekate odgovor
Jedna od najštetnijih posljedica sporije komunikacije nastaje kada doktorand potpuno prestane raditi. Mentorov odgovor možda kasni deset dana, ali zastoj u istraživanju traje puno dulje jer se nakon njegova dolaska ponovno morate vratiti u temu, prisjetiti prethodnih odluka i obnoviti radnu rutinu.
Odvojite zadatke za koje Vam je zaista potrebna mentorova potvrda od onih koje možete nastaviti samostalno. Možda ne možete konačno odabrati instrument istraživanja, ali možete provjeriti na kojim je teorijskim i empirijskim izvorima utemeljen, usporediti dostupne inačice i pripremiti obrazloženje svojeg odabira. Možda još ne možete započeti prikupljanje podataka, ali možete urediti pregled literature, precizirati kriterije uzorkovanja, provjeriti formalne obrasce ili pripremiti plan provedbe istraživanja.
Takva priprema nije sporedan posao kojim popunjavate vrijeme dok čekate „pravi” nastavak. Ona jest Vaš dio doktorskog rada.
Ako ne znate koje zadatke možete napraviti bez mentora, to upućuje na dublji problem od neodgovorenog maila. Vjerojatno još nemate dovoljno jasan pregled strukture istraživanja, međuovisnosti pojedinih odluka i redoslijeda koraka. Mentorov odgovor može riješiti trenutačnu dvojbu, ali neće sam po sebi uspostaviti sustav potreban za upravljanje cijelim doktoratom.
Mentor nije Vaš osobni asistent, ali mora obavljati mentorsku ulogu
Mentor nije projektni menadžer koji prati svaki Vaš zadatak, osobni asistent koji čeka poruke ni osoba koja treba pronaći temu, literaturu i rješenje za svaki istraživački problem. Nije odgovoran za organizaciju Vašeg vremena, održavanje motivacije, izradu tjednog plana rada ni sustavno razvijanje svake vještine koja će Vam tijekom doktorata trebati. Njegova je uloga usmjeravati istraživanje, dati stručnu povratnu informaciju, pomoći pri ključnim odlukama i upozoriti Vas kada se udaljavate od znanstveno opravdanog smjera.
Doktorski studij podrazumijeva visoku razinu samostalnosti. Vi trebate pokretati proces, pronalaziti i kritički analizirati literaturu, razvijati argumentaciju, istražiti metodološke mogućnosti, pratiti vlastite obveze i mentoru dolaziti s materijalom koji je dovoljno razvijen da ga može procijeniti.
Mnogi doktorandi tu podjelu odgovornosti otkriju tek kada se pojavi problem. Do tada pretpostavljaju da će mentor odrediti sljedeći korak, objasniti kako treba organizirati cijelo istraživanje ili primijetiti da mjesecima nema napretka. Kada se to ne dogodi, zaključuju da nemaju dovoljnu podršku, iako dio onoga što očekuju nikada nije pripadao mentorskoj ulozi.
Međutim, zahtjev za samostalnošću ne može biti opravdanje za potpunu mentorsku nedostupnost. Doktorand ne može samostalno donositi odluke koje prema pravilima studija zahtijevaju mentorovo odobrenje niti bez stručne povratne informacije mjesecima nagađati odgovara li istraživanje dogovorenom smjeru. Kvalitetno mentorstvo ne znači svakodnevnu dostupnost, ali mora osigurati dovoljno usmjeravanja da doktorat može napredovati.
Obje stvari mogu biti istinite istodobno: doktorand može očekivati previše, a mentor komunicirati premalo.
Zašto ni dobar mentor ne može biti jedini izvor podrške?
Čak ni izrazito kvalitetan i dostupan mentor ne može preuzeti sve funkcije koje su doktorandu potrebne tijekom višegodišnjeg istraživanja. Od njega se prije svega očekuje stručno usmjeravanje unutar područja i praćenje znanstvene kvalitete rada. Istodobno, doktorand mora upravljati procesom, razvijati metodološke i akademske vještine, organizirati rad, povezivati pojedine faze istraživanja i donositi velik broj manjih odluka između dvaju sastanaka.
Ako se za svaku takvu odluku oslanjate na mentora, napredak će ovisiti o njegovoj dostupnosti. Još je važnije što pritom ne razvijate istraživačku samostalnost koja bi trebala biti jedan od temeljnih ishoda doktorskog studija. Dobar mentorski odnos zato nije onaj u kojem mentor rješava sve probleme, nego onaj u kojem doktorand zna prepoznati kada mu je mentorova stručna procjena potrebna i dolazi pripremljen da je kvalitetno iskoristi.
Imati mentora i znati samostalno provesti istraživanje nisu ista stvar.
Što ako mentor ni nakon podsjetnika ne odgovori?
Ako odgovor ne stigne ni nakon jasnog i primjerenog podsjetnika, predložite kratak sastanak ili pokušajte uspostaviti kontakt drugim službenim putem koji je uobičajen na Vašem studiju. Ponekad je petnaest minuta razgovora učinkovitije od dugog lanca mailova, osobito kada se problem sastoji od nekoliko povezanih odluka.
Istodobno vodite urednu evidenciju komunikacije. Sačuvajte poruke, datume slanja materijala, dogovorene rokove i verzije dokumenata. Svrha nije prikupljati dokaze protiv mentora, nego zadržati jasan pregled onoga što je poslano, kada je poslano i što je ostalo neriješeno.
Kada ponovno uspostavite kontakt, nemojte razgovor završiti samo rješavanjem trenutačnog problema. Dogovorite i budući način rada: koliko mentoru u pravilu treba za pregled različitih vrsta materijala, preferira li kraće cjeline, koliko često ćete održavati sastanke i kako ćete postupiti ako dogovoreni rok prođe.
Koristan dogovor ne znači da ćete odgovor uvijek dobiti odmah. Znači da obje strane znaju što mogu očekivati.
Kada uključiti voditelja doktorskog studija?
Uključivanje voditelja doktorskog studija, koordinatora ili drugoga nadležnog tijela ne bi trebalo biti prvi korak nakon jednog neodgovorenog maila. Prije toga pokušajte izravno uspostaviti komunikaciju, poslati jasan podsjetnik i predložiti sastanak.
Ako izostanak komunikacije traje dulje vrijeme, ponavlja se unatoč Vašim pokušajima i onemogućuje ispunjavanje formalnih obveza, opravdano je provjeriti koje Vam mogućnosti stoje na raspolaganju. Prije obraćanja trećoj osobi proučite pravilnik doktorskog studija i druge relevantne dokumente jer se pravila, nadležnosti i postupci razlikuju među sveučilištima i studijskim programima. Zatim jasno navedite kada ste poslali materijale, koje ste pokušaje komunikacije poduzeli i koji je korak zbog toga zaustavljen. Usredotočite se na provjerljive činjenice i posljedice za nastavak studija, a ne na pretpostavke o mentorovim namjerama.
Najprije pokušajte riješiti zastoj. Procjenu cijeloga mentorskog odnosa ostavite za trenutak kada za nju budete imali dovoljno informacija.
Znači li loša komunikacija da trebate promijeniti mentora?
Promjena mentora ozbiljna je odluka i ne treba je donositi samo zato što mentorov stil komunikacije nije jednak Vašem. Neki mentori detaljno komentiraju svaku verziju teksta, dok drugi interveniraju samo pri ključnim odlukama. Nekima odgovaraju redoviti kratki sastanci, a drugi očekuju da im se doktorand javi nakon dovršetka veće cjeline. Nijedan od tih stilova sam po sebi nije nužno pogrešan, ali određeni stil možda ne odgovara onome što Vama treba.
Potrebno je utvrditi može li se problem riješiti jasnijim dogovorom ili je odnos postao trajno nefunkcionalan. Promjena može postati opravdana ako mentor nema odgovarajuću stručnost za razvoj teme, sustavno je nedostupan, ne daje povratne informacije potrebne za nastavak ili je međusobno povjerenje ozbiljno narušeno. I tada odluku treba donijeti na temelju pravila studija, faze doktorata i posljedica za istraživanje, a ne samo na temelju trenutačne frustracije.
Doktorsko savjetovanje pomaže Vam kvalitetnije koristiti mentorsku podršku
Kada mentor ne odgovara, problem često nije samo u neodgovorenom mailu. U pozadini se mogu nalaziti nejasno postavljeno istraživanje, nedovoljno razrađene mogućnosti, neusklađena očekivanja ili potpuna neizvjesnost oko toga što možete napraviti bez mentorove potvrde. Zbog toga još jedan podsjetnik neće nužno pokrenuti doktorat.
Doktorsko savjetovanje pomoći će Vam utvrditi gdje je točno nastao zastoj i što trebate napraviti sljedeće. Strukturirat ćemo otvorene odluke, odrediti za koja pitanja stvarno trebate mentorovu potvrdu, pripremiti materijale za učinkovitiji sastanak i izraditi plan zadataka koje možete nastaviti samostalno. Mentoru više nećete slati neobrađene probleme i čekati da on osmisli rješenje, nego jasno postavljena pitanja, obrazložene mogućnosti i vlastiti prijedlog sljedećeg koraka.
Doktorsko savjetovanje ne zamjenjuje mentora i ne obavlja nijedan dio doktorskog rada umjesto Vas. Pruža Vam strukturu, jasnoću i sustav potreban da razumijete, planirate i samostalno provedete vlastito istraživanje. Tako mentor može obavljati svoju ulogu, a Vi preuzimate odgovornost za svoju.
Mentorov odgovor i dalje će Vam biti potreban. No Vaš doktorat više neće stajati zato što od mentora čekate ono što zapravo trebate napraviti sami.
